《彩友档案》就是彩友的个人信息库，涉及彩友的部分隐私，一旦处理不好，效果反而适得其反。那么档案如何建立和使用，我们将各方的建言归纳总结如下，以供大家参考借鉴：
收集哪些彩友的信息?
《彩友档案》里所针对的顾客不是大包大揽，收集得越多越好，因为这里所收集的顾客信息是为了以后联系所用，如果收录的顾客过多且「鱼龙混杂」，不仅达不到好的效果，反而会浪费站主的时间和精力。所以，选择收集信息的对象要讲究策略，有针对性地选择会给站主以后的营销工作打好基础。
首先是投注金额多的大客户，这些人有较多的闲钱，是今后发展的重点对象;
第二类是彩票老玩家，他们玩彩多年，多注重游戏的选号技巧，虽然他们投注额不一定很大，但他们选号的经验可以有效营造彩站的选号气氛，侧面推动彩站的销量;
第三类是玩彩的老年群体，他们有大把的时间，而且热心肠，可以一整天泡在彩站里，也是彩站免费的宣传员，给彩站增加人气。
需要注意的是，有些站主认为只有大客户的信息才值得收集，其实不然。大客户只是顾客群里的一个重要的组成部分，虽说大客户的投注额很大，但过分地依赖这部分顾客并非好事，大客户一旦流失，那么彩站的销量将一落千丈，所以说除了大客户群体外，中小客户投注群体中的部分投注额和投注频率较高的顾客同样也不可忽视，因为他们将成为彩站稳定销量的中坚力量。
何时收集彩友信息?
当站主想要留下彩友联系方式时是否遇到过被婉言拒绝的情况呢?答案是肯定的。建档案最基本也是最重要的一条信息就是彩友的电话号码，而这一私人信息彩友是不会轻易提供的，这需要彩站充分取得彩友的信任，在信任的基础上选择好时机，成功获取彩友的联系信息便是顺水行舟了。
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时机一：酒逢知己时。
人与人之间的交流少不了一个好的氛围，融洽的氛围中沟通的效率就特别高，所谓酒逢知己千杯少。站主与彩友沟通可以从生活的琐碎小事说起，也可以从娱乐新闻说起，这需要站主细致地观察，摸索彩友的偏好，投其所好，最后慢慢地将话题引入正题。这里需要注意的是，切勿急于求成，「小火慢炖」效果才会更好。
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时机二：有特别需求时。
随着彩友对彩票认识地不断加深，对彩站服务的需求也会逐渐提高。他们不再满足于日常的彩站服务，更加倾向于满足个人个性化需求的特别订制的服务，其中包括彩站推荐号码、选号技巧，乃至送票服务等等，当他们对这些订制升级服务有需求时，彩友的联系信息便可轻松获得。
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时机三：借势而为。
有时借势比自己发力效果更好，可以利用省、市彩票销售机构举办的二次抽奖等活动，向达到抽奖要求的彩友询取联系方式，以便及时提醒是否中奖，从而起到借势发力的效果。
如何管理彩友信息?
收集信息的多少直接影响到彩站今后对彩友营销效果的好坏。站主收集到彩友各种信息后，便要进行分析和管理，这样才能有效把握不同彩民的需求特征和行为偏好，有针对性地为彩友提供服务，发展和管理与彩友之间的关系，培育其忠诚度，实现彩站和彩友双赢的长期营销策略。
这里所说的信息不仅仅是一个姓名、一个电话，还应该包括性格、年龄、职业、爱好、家庭成员情况、最喜欢的彩票游戏、常用的投注方式、每期或每月的投注额以及信誉度等信息。有的站主甚至会记下每一位彩友的生日信息，每当彩友生日会发去生日祝福，让彩友感受到温暖。
站主对所收集的信息要进行分类管理，例如，有的站主会按投注金额分类;也有站主会按照单式、复式或胆拖、倍投等彩友偏好的投注方式分类;还有些站主是按照时间为彩友分类的，分为老客户、新客户和潜在客户。
如何保护彩友信息?
彩友向彩站提供他的个人信息是基于对彩站的信任，彩站则有责任保护好彩友的个人信息。做好《彩友档案》的保密工作至少要做到三点：人防、时防和物防。
人防就是控制知悉范围，由于销售员流动性比较大，无法有效管理，不适合接触彩友信息，所以一般情况彩友的个人信息应交由站主本人保管。
时防就是避免投注高峰期记录和翻阅彩友个人信息。彩站人流量比较大，特别是晚上5点至8点之间，更是投注的高峰期，这时记录或者翻阅很容易被别人知晓。所以一般情况下应避开人流量大的时段，选在上午或者中午翻看。
物防是指彩友信息应集中存放，有相应的防护措施。彩友信息应该记录在专门的册子上，避免随处乱记。纸质版的《彩友档案》应放置在带锁的抽屉或者柜子里，以防在站主不在时，被别人翻阅。
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